DAY BEI DER DEGUSSA AG
Anwenderbericht
Degussa-Geschäftsbereich BioActives gestaltet Intranet-Auftritt mit dem Enterprise Content -Management-System "Communiqué" von Day
KO-Kriterium war die leichte Handhabbarkeit für Autoren
Als man sich bei der Degussa im Herbst 2000 auf dem Markt für Redaktionssysteme nach einem passenden System für den Konzern umsah, stand ein Punkt von vornherein als KO-Kriterium fest: Das System musste für Autoren extrem leicht bedienbar sein. Die Wahl fiel auf die Enterprise Content Management-Software "Communiqué" von Day. Der international tätige Degussa-Geschäftsbereich BioActives war die erste von mittlerweile 20 Organisationseinheiten im Konzern, die Day als Content Management (CM)-Lösung einführte. Die Erfahrungen, die sowohl bei der Einführung als auch im täglichen Umgang mit dem Produkt gesammelt wurden, haben alle Beteiligten in ihrer Entscheidung bestätigt.
Es war die besondere Situation der Degussa vor zwei Jahren, die die Erkenntnis reifen ließ, dass die Einführung eines modernen CM-Systems im Unternehmen unumgänglich sei. Der Konzern, der im Februar 2001 aus einer Fusion hervorging, musste mit dem erforderlichen Internet-Relaunch sukzessive auch ein neues Corporate Design einführen. "Wir wollten uns frühzeitig nach einem CM-System umsehen, das die stetig steigenden Anforderungen an ein solches System auch in Zukunft noch besser erfüllen würde“, erinnert sich Reinhard Scheiler, tätig im Bereich Online Relations der Degussa und im Herbst 2000 Projektmitglied bei der Auswahl des CM-Systems.
Die Aufgabe, das CM-Auswahlverfahren zu koordinieren, wurde vom E-Business Competence Center (eCC) übernommen. Dem eCC gehörten Marketing- und Sales-Fachleute, IT-Spezialisten und Kommunikatoren aus den verschiedensten Degussa-Organisationsbereichen an. Das eCC hatte sich auf die Fahnen geschrieben, für alle Web-Auftritte im Unternehmen ein zukunftsorientiertes C-M-System auszuwählen.
Autoren im Fokus
"Ein Grundaspekt, der immer an uns herangetragen wurde, kam von der Autoren- bzw. Redaktionsseite", erinnert sich Scheiler. Redaktionsseite, das waren die einzelnen Geschäftsbereiche und Töchter, die verschiedenen Marketing- und Sales-Abteilungen. "Wir brauchen eine Möglichkeit, wie wir unabhängig von IT und ohne viel programmiertechnisches Vorwissen Inhalte ins Internet oder Intranet stellen können", lautete hier die Forderung. Die drei wichtigsten Kriterien, die das neue CM-System erfüllen sollte, waren demnach die sehr leichte Handhabbarkeit für Autoren, eine hohe Skalierbarkeit des Systems, und natürlich – nicht zu vergessen – die absolute Integrationsfähigkeit in die bestehende IT. "Man muss an dieser Stelle betonen, dass die Auswahl für ein CM-System weder grundsätzlich IT- noch Business-getrieben war", resümiert Scheiler, "die Entscheidung für Day war eine Entscheidung, die von allen in der Projektgruppe vertretenen, internationalen Mitgliedern getragen wurde."
Aufbau internen Know-hows
BioActives mit Firmensitz in Freising bei München war der erste Geschäftsbereich, der seinCommuniqué einsetzte. Der Geschäftsbereich, der sich auf gesundheitsfördernde Nahrungsergänzungsmittel, Functional Food und Spezialnahrung konzentriert, wies aus der Historie eine sehr verteilte Unternehmens- und eine heterogene technische Infrastruktur auf. Um eine reibungslose interne Kommunikation innerhalb der BioActives betreiben zu können, entschloss man sich, ein Intranet auf Basis der Day-Software aufzubauen.
Bernd Mergner, Mitarbeiter von its.on, dem internen IT-Dienstleister bei Degussa, handelt im Auftrag des Corporate Center als Produktverantwortlicher für Communiqué. Es ist intern als Ansprechpartner für alle technischen Fragen hinsichtlich der Day-Lösung zuständig und betont, dass die Implementation der Software reibungslos verlaufen sei. Communiqué wird von its.on ähnlich wie eine ASP-Leistung (ASP = Application Service Providing) als Providing-Leistung angeboten. Die Software läuft komplett auf einer Server-Farm in Frankfurt. Hier werden im Übrigen auch die Auftritte der anderen Communiqué-Web sites der Degussa gehostet.
Auch die Einarbeitung der its.on-"Kreativen", die mit Communiqué das Seiten-Layout aufbauen und Vorlagen erstellen, sei schnell abgeschlossen gewesen. Mergner berichtet, dass wenige Tage Schulung ausgereicht haben, um das System von der Layout-Seite her in den Griff zu kriegen. "Spätestens nach drei Wochen hat jeder gesagt, es lässt sich hervorragend damit arbeiten", erzählt der IT-Profi. Heute gehört es zu den Aufgaben von its.on, Communiqué in den Degussa-Organisationeinheiten, die sich für die Software entschieden haben, einzuführen.
Einfaches Handling
Die Alltagsarbeit mit "Communiqué“" läuft einfach. "Wir agieren mit Word-Dokumenten, Excel-Dateien, PDFs, Powerpoint-Folien und anderen Quellen. Es gibt überhaupt kein Problem, mit dem System von Day Inhalte ins Netz zu stellen", erklärt Daniela Döring, die in der Kommunikationsabteilung bei Degussa BioActives für das Platzieren und die Freigabe von Inhalten im BioActives-Intranet verantwortlich. Auf Autorenseite sei der Schulungsaufwand für „Communiqué“ außerordentlich gering gewesen. "Unseren Mitarbeitern in den USA, die Lese- und Schreibrechte besitzen, habe ich sogar eine Communiqué-Einweisung über das Telefon gegeben", berichtet . Döring. Autoren brauchen bei BioActives keine Vorlagen erstellen oder HTML-Editoren verwenden. Es gibt eine klare Trennung zwischen der Template-Erstellung – für die its.on zuständig ist – und der Content-Pflege, die von verschiedenen Autoren vorgenommen wird.
Inhalte werden auf Autorenseite einfach mittels Web-Browser eingegeben, kopiert und eingefügt oder aus existierenden Office-DokumentenAnwendungen importiert. "Die komplette Tätigkeit des Autors findet einzig und allein und einzigim Explorer statt.
Zudem ist die Browser-basierte mehrsprachige Autorenumgebung von Communiqué vollständig in das Produkt integriert, so dass das einmal erstellte Design, Layout und die Stilvorlagen auf allen Web-Seiten und bei jeder Art von Datenpräsentation konstant sind. Der Autor ist somit frei von Fragen bezüglich des Designs und Layouts. Früher war wäre Daniela Döring auf die Hilfe der IT oder einer Agentur angewiesen worden, um Inhalte im Netz zu publizieren, heute gehört diese Arbeit zu den Tätigkeiten, die sie quasi "nebenher" erledigt. Da auch andere Fachkräfte bei BioActives Autorenrechte (d.h. Schreibrechte) besitzen, verteilt sich außerdem die Publikation von Inhalten auf mehrere Schultern. Die Kommunikatorin braucht in diesen Fällen über „Communiqué“ lediglich die Freigabe bestätigen und schon steht die Information im Intranet und kann weltweit von den Kollegen eingesehen werden. Workflow-Funktionalitäten, die einfache Verwaltung der Datenquellen und auch die Publikationsmöglichkeit für verschiedene Endgeräte sind integraler Bestandteil der Software. Inzwischen arbeiten Degussa-weit rund 100 Autoren intensiv mit dem System.
Technischer Ansprechpartner für die its.on ist auf BioActives-Seite Dr. Volker Batroff, der verantwortliche IT-Manager. „Da Communiqué physikalisch gesehen auf einer Server-Farm im Frankfurter Rechenzentrum der its.on läuft, kann ich mich - losgelöst von Hardware- und Software-Alltäglichkeiten - auf strategische Ziele konzentrieren“. erklärt Dr. Batroff.
Kostenersparnis durch Template-Verwendung
"Natürlich ist die erstmalige Template-Erstellung mit finanziellem Aufwand verbunden", räumt Mergner ein, "da wir aber die Stilvorlagen bei Projekten anderer weiterer interessierter Bereiche wieder verwenden können, haben sich diese Kosten schnell amortisiert." Reinhard Scheiler berichtet in diesem Zusammenhang von der Bereitschaft der Degussa-Kollegen, die bereits mit Communiqué arbeiten, die für sie erstellten Templates kostenlos an Andere im Konzern weiterzugeben: „"Wir verfügen bereits über eine Art Template-Toolbox, in der sich Stilvorlagen befinden, die schonbereits hie und da installiert worden sind." Diese Toolbox stelle gewissermaßen die Elemente einer Standard-Site dar, die dann als Basis für neue Websites dienen könne. "Genau solche Synergien wollen wir im Konzern erreichen", stellt Scheiler fest. (Martin Arndt)
Weitere Informationen
Daniel Heck
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